La comunicación de hallazgos de auditoría es el proceso
mediante el cual, el auditor jefe de equipo da a conocer a los funcionarios
responsables de la entidad auditada, a
fin de que en un plazo previamente fijado
presenten sus comentarios o aclaraciones debidamente documentadas, para
su evaluación oportuna y consideración en el informe.
Su propósito es proporcionar información útil y oportuna, en
torno a asuntos importantes que posibilite recomendar, en su momento, la
necesidad de efectuar mejoras en las operaciones y en el sistema de control
interno de la entidad.
Los hallazgos de auditoría se refieren a deficiencias o irregularidades identificadas,
como consecuencia de la aplicación de
los procedimientos de auditoría Tan pronto como sea desarrollado un hallazgo de
auditoría, el auditor jefe de equipo debe comunicar a los funcionarios
responsables de la entidad examinada, con el objeto de:
·
Obtener sus puntos de vista respecto a los
hallazgos presentados;
·
Facilitar
la oportuna adopción de acciones correctivas.
Una vez evaluada la información proporcionada y tan pronto reúna los
elementos
suficientes que evidencien las presuntas deficiencias o
irregularidades, el auditor jefe de
equipo procederá a formular los hallazgos de auditoría. A base de ellos, cursará los respectivos
oficios de comunicación, teniendo en consideración lo siguiente:
a)
reserva,
b)
materialidad o importancia,
c)
hallazgos vinculados a la participación y
competencia personal de su destinatario,
d)
recepción acreditada y
e)
plazo para la recepción de comentarios de la
entidad.
En los hallazgos de
auditoría a ser comunicados, se
considerarán los siguientes elementos: Condición, Criterio, Causa y Efecto.
Plazos para la
Recepción de Comentarios de la Entidad
El plazo para la recepción de las aclaraciones o
comentarios, requiere ser establecido
teniendo en cuenta las particularidades de cada hallazgo de auditoría, tales
como: a) la naturaleza de la materia bajo análisis, b) el alcance del examen, y
c) sí la persona a la que debe dirigirse la comunicación no labora en la
entidad auditada, entre otros aspectos.
Para la presentación de las aclaraciones o comentarios, en
el oficio de comunicación de hallazgos
de auditoría, el auditor jefe de equipo indicará un plazo de respuesta.
Para la ampliación de plazo que soliciten los funcionarios debe considerarse
los siguientes aspectos:
·
Procede su otorgamiento por una sola vez,
siempre y cuando lo solicite la persona receptora de la comunicación sustentadamente
por escrito, antes del vencimiento del plazo.
·
Si existieran circunstancias particulares o
limitaciones justificables que tenga la
persona comunicada, el auditor jefe de equipo, en coordinación con el
supervisor y el nivel gerencial correspondiente, pueden otorgar una ampliación
extraordinaria.
·
Se entiende que la solicitud de prórroga
ordinaria ha sido aceptada a su recepción, salvo denegación expresa, contándose el término en días hábiles siguientes al vencimiento del
primer plazo.
·
Los límites al plazo para la presentación de
aclaraciones o comentarios, no excederán del plazo establecido.
Comunicación de Resultados a Ex Funcionarios
Cuando el equipo de auditoría haya agotado todos los medios
a su alcance para ubicar a la persona que debe recibir la comunicación,
procederá a citarla mediante aviso publicado en el
diario de mayor circulación de la localidad en que se encuentra la
entidad auditada.
Los asuntos de menor importancia que no justifiquen su
inclusión en el informe, pero que el auditor considera que puede ser de interés para la entidad
auditada, serán informados por escrito, conforme a los procedimientos
establecidos. Los asuntos aislados y carentes de significación, serán
comunicados directamente a la persona responsable de efectuar la corrección pertinente.
Entrevista Preliminar con Funcionarios Responsables
La comunicación escrita sobre hallazgos de auditoría con funcionarios responsables de la entidad auditada, es parte sustancial
de los procedimientos de auditoría.
La comunicación mediante oficio incluyendo la información
sobre los hallazgos de auditoría, tiene el objeto de requerir el punto de vista
de la entidad; sin embargo, tales
esfuerzos deben ser precedidos por entrevistas
con los funcionarios responsables de la entidad en los niveles
medios y bajo, especialmente, en cuanto
se refiere a los asuntos de carácter individual. No debe esperarse acumular un
número importante de hallazgos de auditoría para comunicarlos en forma conjunta
a los niveles responsables de la entidad.
La discusión de los hallazgos antes de elaborar el borrador
del informe, dará como resultado documentos más completos y menos susceptibles
de ser refutados por la entidad, dado que es posible recoger opiniones
preliminares sobre los aspectos, tales como: las causas de las diferencias y la
naturaleza de las medidas correctivas a
implementarse. Esto reducirá el tiempo empleado en su preparación, de
manera que el informe final se encuentre listo dentro de los plazos previstos.
Conferencia Final con la Alta Dirección de la
Entidad Auditada.
La conferencia final es realizada por el supervior y el jefe de equipo de auditoría
al término del trabajo, para hacer conocer a los funcionarios de alto nivel de la entidad examinada, en
forma oral y por escrito, mediante oficio, la totalidad de los hallazgos de
auditoría encontrados en el transcurso
de su trabajo. El propósito de esta
conferencia final es informar a la alta dirección, sobre los hallazgos de
auditoría que, durante el trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a
los funcionarios de menor nivel y empleados responsables de las situaciones
identificadas.
