EJECUCION DEL TRABAJO
Generalidades
La fase de ejecución del trabajo se
concreta con la aplicación de los
programas elaborados en la planificación específica y el cumplimiento de los
estándares definidos en el plan de la auditoría.
Esta fase de la auditoría prevé la utilización de
profesionales especializados en las materias objeto de la auditoría, casos en
los cuales el trabajo incluirá la preparación de los programas que serán
sometidos a la revisión del jefe de equipo y supervisor.
Los productos principales de la fase de ejecución del
trabajo son:
·
Estructura del informe de auditoría
referenciando con los papeles de
trabajo de respaldo.
·
Programa
para comunicar los resultados de auditoría a la administración de la entidad.
·
Borrador del informe de auditoría, cuyos
principales resultados serán
comunicados a la administración.
·
Expediente de papeles de trabajo organizado de
acuerdo a los componentes
examinados e informados.
·
Informe de supervisión técnica de la auditoría.
·
Expediente de
papeles de trabajo de supervisión.
Hallazgos de
Auditoría
El término hallazgo
se refiere a debilidades en el control interno detectadas por el
auditor.
Por lo tanto, abarca los hechos y otras informaciones obtenidas que merecen ser comunicados a los funcionarios de la entidad
auditada y a otras personas interesadas.
Los hallazgos en la
auditoría, se definen como asuntos que llaman
la atención del auditor y que en su
opinión, deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias Importantes
que podrían afectar en forma negativa, su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información
confiable y consistente, en relación con las aseveraciones efectuadas
por la administración.
Elementos del Hallazgo
de Auditoría
Desarrollar en forma completa todos los elementos del
hallazgo en una auditoría, no siempre
podría ser posible. Por lo tanto, el auditor debe utilizar su buen juicio y
criterio profesional para decidir cómo informar determinada debilidad importante identificada en el control
interno. La extensión mínima de cada hallazgo de auditoría
dependerá de cómo éste debe ser informado, aunque por lo menos, el auditor debe
identificar los siguientes elementos:
Condición:
Se refiere a la situación actual encontrada por el auditor al examinar
una área, actividad, función u
operación, entendida como “ lo que es”.
Criterio:
Comprende la
concepción de “ lo que debe ser “, con
lo cual el auditor mide la condición del hecho o situación.
Efecto:
Es el resultado adverso
o potencial de la condición encontrada, generalmente representa la
pérdida en términos monetarios originados por el incumplimiento para el logro
de la meta, fines y objetivos institucionales.
Causa:
Es la razón básica (o las
razones) por lo cual ocurrió la condición, o también el motivo del
incumplimiento del criterio de la norma. Su identificación requiere de la habilidad
y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición.
Evidencias de Auditoría
Las evidencia de
auditoría es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes (relevantes) que sustentan las
conclusiones de auditoría. Las evidencias de auditoría constituyen los
elementos de prueba que obtiene el auditor sobre los hechos que examina y
cuando éstas son suficientes y competentes, constituyen el respaldo del examen que sustentan el
contenido del informe.
Las evidencias se
clasifican en:
Física
Que se obtiene mediante inspección u observación directa de
las actividades, bienes, documentos y
registros. La evidencia de esta
naturaleza puede presentarse en forma de memorando, fotografías, gráficos,
cuadros, muestreo, materiales,
entre otras.
Testimonial
Se obtiene de otras personas
en forma de declaraciones hechas
en
el transcurso de la auditoría, con el fin de comprobar la autenticidad de los hechos.
Documental
Consiste en la información elaborada, como la contenida en
cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la
administración relacionada con su
desempeño (internos), y aquellos que se
originan fuera de la entidad (externos).
Analítica
Se obtiene al analizar o verificar la información, el juicio
profesional del auditor acumulado a través de la experiencia, orienta y
facilita el análisis.
Atributos de la
Evidencia
Para que sea una evidencia de auditoría, se requiere la unión de dos elementos: evidencia
suficiente (característica cuantitativa) y evidencia comprobatoria o competente
(característica cualitativa), que proporcionan al auditor la
convicción necesaria que le permita tener una base objetiva de su
examen.
Los atributos de la
evidencia pueden ser:
Suficiencia
Se refiere al volumen o cantidad de la evidencia, tanto en
sus cualidades de pertinencia y competencia.
El concepto de suficiencia reconoce que el auditor no puede
reducir el riesgo de auditoría a cero y
el “SAS
Evidencias de
Auditoría” pone énfasis en que la
acumulación de evidencias debe ser más
persuasiva que convincente.
Competencia
Para que la evidencia sea competente, debe ser válida y
confiable. A fin de evaluar la
competencia de la evidencia, el auditor debe considerar si existen razones para
dudar de su validez o su integridad.
Sin embargo, reconociendo la posibilidad de que existen
excepciones, el “ SAS
Evidencias de Auditoría
” hace las siguientes
generalizaciones:
a)
La evidencia es más confiable si se obtiene de
una fuente independiente.
b)
Cuanto más efectivo sea el control interno, más
confiable será la evidencia.
c)
La evidencia obtenida directamente por el
auditor a través del examen físico, observación, cálculo e inspección es más persuasiva
que la información obtenida indirectamente.
Los documentos originales son más confiables que sus copias.
Pertinencia o
Relevancia
Es aquella evidencia significativa relacionada con el hallazgo específico.
Conclusiones de
Auditoría
Obtener conclusiones apropiadas de auditoría es una parte
del proceso, tan importante como la aplicación de los programas específicos,
resumen el resultado del trabajo y establecen si los objetivos de auditoría han
sido alcanzados. Sin conclusiones
apropiadas el trabajo es incompleto.
Todas las conclusiones de auditoría deben ser revisadas por
un miembro experimentado del equipo, de mayor jerarquía que aquel que las
preparó, pues tienen como propósito
preparar el informe a base de la evaluación de:
·
Las observaciones derivadas de los
procedimientos de auditoría aplicados.
·
Los hallazgos importantes de cada componente
examinado.
·
Los hallazgos de la auditoría.
Si al evaluar los hallazgos de auditoría se concluye que los informes de gestión y financieros,
entre otros están significativamente
distorsionados y el error acumulado supera el límite establecido para la
significatividad, es necesario realizar lo siguiente:
·
Proponer las correcciones o los ajustes
necesarios.
·
Ampliar el trabajo para obtener una mejor
estimación del error más probable.
·
Incluir en el informe de auditoría las
limitaciones y salvedades o emitir un informe adverso.
Documentación de una
Auditoría
La ejecución del
trabajo es la fase que utiliza una parte importante
del tiempo al aplicar los programas específicos elaborados
para cada componente. Los resultados
obtenidos se documentarán
en un expediente de papeles de trabajo, relacionados con la evidencia
sustentatoria acumulada que respalde los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones.
Gran parte de la normativa
técnica de auditoría está relacionada directamente con la documentación
de la auditoría o la elaboración de papeles de trabajo cuyo propósito es
evidenciar o sustentar las conclusiones y opiniones contenidas en el informe de
auditoría.
La auditoría gubernamental es un proceso continuo de acumulación
de información documental, testimonial, analítica y física relacionada con la
verificación de las actividades desarrolladas por una entidad y el cumplimiento
de las funciones y obligaciones de sus funcionarios y empleados dirigidas a
evaluar la eficiente utilización de los recursos, la efectividad en el logro de
las metas y objetivos institucionales y el cumplimiento de las disposiciones
legales, reglamentarias y normativas aplicables.
Los siguientes criterios se
aplicarán para documentar una auditoría
específica:
·
Definir la estructura de los papeles de trabajo
al iniciar la auditoría con base en las siguientes fases definidas para este
fin:
·
Planificación Preliminar (PP)
·
Planificación Específica (PE)
·
Ejecución del Trabajo (ET)
·
Comunicación de Resultados (CR)
Además para la estructuración, elaboración y organización de
papeles de trabajo se
sugiere:
·
Estructurar el contenido de los papeles de
trabajo de cada una de las fases del proceso considerando los componentes
relevantes que incluyan varias actividades relacionadas.
·
Utilizar de manera consistente los índices
definidos para las fases y los componentes identificados, principalmente en la
planificación específica y en la
ejecución del trabajo.
·
Desglosar
en varios expedientes por
componentes, la ejecución del Trabajo para facilitar el manejo de la
información y la documentación de la auditoría a nivel de los miembros del
equipo.
·
Mantener expedientes independientes de las fases
hasta concluir e examen, acumulando la información al preparar el informe y
presentar los resultados a la administración de la entidad.
·
Agruparlos expedientes en legajos de información
manejable para archivo y consulta posterior.
·
Concluida la auditoría proceder a numerar todos
los papeles de trabajo, partiendo del
expediente de administración de la auditoría y completarla con la ejecución del
trabajo.
·
Mantener en forma separada el expediente de
papeles de trabajo de la supervisión técnica aplicada durante el examen y su archivo junto a la documentación
de la auditoría.
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