CLASIFICACION DE LAS AUDITORIAS GUBERNAMENTALES

Clasificación de la Auditoría Gubernamental

Por su ámbito

Auditoría Interna. Es la auditoría que realiza el personal adscrito a la propia dependencia o entidad. Su importancia radica en que se constituye en el instrumento de control interno que revisa, analiza, diagnostica y evalúa el funcionamiento de otros controles, proporcionando a los responsables de la dirección y operación, información coadyuvante sobre el resultado de su gestión y propiciando, en su caso, la adopción de medidas que tiendan a mejorar la eficiencia en la administración de los recursos, así como la eficacia en el logro de las metas y objetivos asignados.

Al tender la administración pública al fortalecimiento del esquema de participación corresponsable de los tres diferentes niveles de gobierno para propiciar una mayor agilidad y efectividad de la gestión pública, es necesario que, paralelamente, se apoyen y optimicen los sistemas de autocontrol que tienen establecidos en lo particular las dependencias y entidades. Por ello, la auditoría interna adquiere mayor importancia ya que se constituye en el mecanismo idóneo para determinar si los sistemas establecidos de autocontrol funcionan adecuadamente.
La auditoría interna debe analizar y evaluar los procesos de administración, aprobación, contabilización y, en general, los que dan origen a la toma de decisiones, sin intervenir en la ejecución de ellos y cuando, como parte de sus funciones, participe en actividades específicas como por ejemplo la toma de inventarios físicos, entrega recepción de funcionarios, remates, bajas y otros actos similares, su acción debe constreñirse a testificar u observar.
La auditoría interna requiere tener libre acceso a cualquier operación o actividad que amerite un examen; es necesario que dependa directamente de la máxima autoridad de la dependencia o entidad con objeto de que cuente con la suficiente independencia de acción y el apoyo necesario. Para el desarrollo de las actividades de auditoría interna, es indispensable que exista una estrecha coordinación y efectiva comunicación con las diferentes unida-des de la dependencia o entidad para propiciar que las acciones de revisión se desarrollen bajo un esquema de participación conjunta.
El concepto auditoría interna en sus orígenes fue concebido como una técnica para ser aplicada y dar servicio a organizaciones del sector privado; la evolución en materia de control en la administración pública provocó su paulatina y actualmente total aplicación en ésta. Con un ánimo semántico a efecto de establecer un marco de comparación, en años recientes se acuñó el término contraloría interna a los grupos de auditoría interna establecidos en las dependencias y entidades gubernamentales. La filosofía de acción y actuación de la contraloría interna en el sector público es idéntica a la auditoría interna en el sector privado.

Auditoría Externa. Tradicionalmente se ha identificado a la auditoría externa como la practicada por contadores públicos independientes a la dependencia o entidad, con objeto de emitir una opinión sobre la situación financiera y resultados de operación que guarda el ente auditado. Es correcto; pero no es todo.
Bajo ese enfoque primigenio, el tipo de revisiones que se practican ha sido orientado hacia la emisión de un dictamen sobre la razonabilidad de los estados financieros de las entidades del sector paraestatal. A esta actividad se le denomina auditoría de estados financieros que sólo es realizada por contadores públicos ajenos a la dependencia o entidad auditada bajo las normas, procedimientos y pronunciamientos emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Sin embargo, el concepto auditoría externa no se circunscribe únicamente a los profesionales referidos ya que en muchas ocasiones se recurre a especialistas en otras materias que no guardan ninguna relación laboral con la dependencia o entidad auditada y que tampoco son contadores públicos-para que lleven a cabo exámenes y revisiones con un criterio imparcial e independiente, y emitan una opinión o dictamen sobre los resultados de su trabajo. Ilustrativo de estos casos son las auditorías externas que se realizan a obras de infraestructura o instalaciones con alto grado de especialidad.
Además, las acciones de fiscalización y auditoría que ejercen los órganos técnicos de la Cámara de Diputados: Contaduría Mayor de Hacienda, caso federal; Contadurías Mayores o de Glosa de los estados, tienen una connotación eminentemente externa, dado que no guardan ninguna dependencia o vínculo laboral con las dependencias o entidades que auditan.

Por su tipo

En diferentes documentos y eventos se han expresado diversos criterios y acepciones para denominar a las revisiones especificas que se hacen de las operaciones de gobierno, manejando términos como auditorías administrativas, presupuestales, técnicas, legales, de eficiencia, operacionales, de sistemas, etc.; sin embargo, no siempre se concibe de igual forma el contenido y alcance que tiene cada una de ellas, por lo que es necesario establecer una convención de los términos que se manejan en la auditoría gubernamental y lo que debe entenderse por cada uno de ellos (esta definición es congruente con los objetivos señalados en cada uno de los diversos tipos de auditoría tratados previamente). Por lo tanto, se han establecido los siguientes tipos de auditoría:

Auditoría Financiera. Es aquella que comprende el examen de las transacciones, operaciones y registros financieros con objeto de determinar si la información financiera que se produce es confiable, oportuna y útil (en el caso de la auditoría de estados financieros, o externa financiera para seguir con la tónica del apartado, es el contador público independiente quien emite el dictamen correspondiente).

Auditoría Operacional. Este tipo de auditoría comprende el examen de la eficiencia obtenida en la asignación y utilización de los recursos financieros, humanos y materiales, mediante el análisis de la estructura organizacional, los sistemas de operación y los sistemas de información. Los aspectos funda-mentales de esta auditoría son determinar si:

1. 1. La estructura organizacional de la dependencia o entidad reúne los requisitos, elementos y mecanismos necesarios para cumplir con los objetivos y metas que tiene asignados;
2. 2. Los recursos con que cuenta la dependencia o entidad son suficientes y apropiados para el logro de sus objetivos;
3. 3. Los sistemas operativos contienen los procedimientos para el desarrollo de las actividades encomendadas;
4. 4. En la ejecución de los programas se utilizan los recursos en la cantidad y calidad requerida al menor costo posible;
5. 5. El sistema de información es oportuno, confiable y útil para la adecuada toma de decisiones; y
6. 6. El sistema de información refleja el efecto físico y financiero de la aplicación de los recursos.

Auditoría Administrativa. Acción utilizada para verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego a los factores o elementos del proceso administrativo instaurados o a seguir en las dependencias y entidades que conforman el sector gubernamental, además de evaluar la calidad de la administración en su conjunto.

Auditoría de Resultado de Programas. Esta auditoría analiza la eficacia y congruencia alcanzada en el logro de los objetivos y metas establecidos, en relación con el avance del ejercicio presupuestal. El análisis de la eficacia se obtendrá revisando que efectivamente se alcanzaron las metas establecidas en el tiempo, lugar, cantidad y calidad requeridos. La congruencia se determinará al examinar la relación lógica que existe entre el logro de las metas y objetivos de los programas y el avance del ejercido presupuestal.

Auditoría de Obras. Este tipo de auditoría es la que se encarga de revisar, examinar, cuantificar, calificar y evaluar, entre otros aspectos, si la obra pública efectuada corresponde a la necesidad social que provocó su ejecución, si se hizo de conformidad con planes y proyectos aprobados, si la empresa contratista a quien se adjudicó la obra cuenta con la capacidad técnica y de recursos para cumplir con el compromiso contraído, si se cumplió con la legislación aplicable en materia de contratación de la obra y adquisición de materiales e insumos, si se aplicaron éstos en la calidad y volúmenes especificados y requeridos, si el avance y conclusión se dio de acuerdo con los tiempos acordados, si la ministración y entrega de recursos fue congruente con el avance físico, si se cubrieron requisitos que garantizaran el adecuado uso de los recursos ministrados; si fue entregada a satisfacción de la autoridad contratante y/o comunidad beneficiada con la obra. La auditoría de obras adquiere una gran relevancia merced a que la obra pública es un rubro dentro de los egresos de la administración pública a la que se le asigna una gran cantidad (sino es la que más) de recursos.

Auditoría de Legalidad. Tiene como finalidad revisar si la dependencia o entidad, en el desarrollo de sus responsabilidades, funciones y actividades, ha observado el cumplimiento de disposiciones legales que le sean aplicables (leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, circulares, normatividad, etcétera).

Por su contexto

Auditoría Integral. Cuando en una misma asignación de auditoría concurran los seis tipos de auditoría recién descritos (financiera, operacional, administrativa, de resultado de programas, de obra y de legalidad), se le denominará auditoría integral. Suele considerarse también auditoría integral cuando se excluye de la revisión integral al aspecto auditoría de obras en virtud del alto grado de especialidad que ésta reviste y que, por lo general, es otro perfil de auditores (ingenieros civiles, arquitectos) quienes la practican.

Auditoría Parcial. Será aquella en la que se practique un solo tipo de auditoria

Por su aplicación

Las auditorías podrían realizarse a diferentes niveles, en atención al objetivo u objetivos que se persiguen en la revisión, pudiendo practicarse auditorías a unidades, programas o actividades.

Auditoría a Unidades. Se entenderá por unidad, aquella área que tiene asignado un programa o conjunto de programas encaminados al logro de determinados objetivos y metas de la dependencia o entidad. Las unidades, atendiendo al tipo de actividades que realizan, se clasifican en:

Unidades Sustantivas. Aquellas que realizan funciones tendentes a logras en forma específica los objetivos para los cuales fue creada la dependencia o entidad. Unidades Adjetivas o de Apoyo Administrativo. Aquellas que realizas, funciones de tipo administrativo en apoyo de los objetivos de las unidades sustantivas. Las unidades podrán ser una dirección general, una dirección de área, una subdirección, un departamento, etc. En el caso de que las unidades tengan asignados dos o más programas, el alcance de la revisión comprenderá la totalidad de los programas bajo la responsabilidad de la unidad sujeta a auditoría.

Auditoría a Programas. El siguiente nivel de la clasificación de la auditoría gubernamental por su aplicación, es el de la auditoría a programas, que comprende la revisión del conjunto de funciones y actividades que integran un programa específico asignado a una o varias unidades. En este caso se revisará aquel programa, subprograma, proyecto, etc., que esté establecido en la estructura programática del presupuestó, excluyéndose los otros que pudieran estar bajo la responsabilidad de la misma unidad.

Auditoría de Actividades. El alcance que comprende este nivel de auditoría, está circunscrito a la revisión de aquellos aspectos que se identifiquen con el objetivo especifico a examinar y que sean diferentes a unidad o programas; por ejemplo, en el sistema descentralizado de pagos se encuentra que en su funcionamiento intervienen varias unidades que, en determinados aspectos, tienen injerencia con el pago de remuneraciones al personal (recursos humanos, contabilidad, presupuesto, cómputo, etcétera).

EL INFORME SOBRE CONTROL INTERNO EN EL SECTOR PÚBLICO

EL INFORME SOBRE CONTROL INTERNO EN EL SECTOR PÚBLICO

Al referirnos a la necesidad de un informe de la dirección sobre el control interno de los organismos de la Administración Pública nos parece conveniente mencionar algunas de las conclusiones del I Congreso Nacional de Auditoría del Sector Público, que inciden sobre el tema central de este artículo, en el que se propugna potenciar la información a la sociedad sobre el control interno de la Administración Pública, así como de la evaluación y gestión de riesgos.

Entre estas conclusiones se afirmaba que la evaluación del control interno en la realización de auditorías es imprescindible para un desarrollo eficiente de estos trabajos de auditoría. Se añadía, en relación a esta cuestión, la importancia de tener en cuenta que el destinatario último de estas actividades es el ciudadano ante

quien es preciso acreditar la bondad de la gestión facilitándole la lectura y comprensión de los informes. En este sentido, la propuesta de un informe sobre control interno en el ámbito de la Administración Pública se alinea con las conclusiones del mencionado Congreso.

El concepto de responsabilidad de la Dirección  se ha configurado normalmente desde la perspectiva de la responsabilidad contable, como la infracción de la norma contable y presupuestaria. Desde un punto

de vista más amplio, el concepto de responsabilidad,  que en la terminología anglosajona se conoce como “accountability”, implica la presentación de un informe de la dirección sobre el control interno en sus memorias anuales. Éste incluye documentación en la que se presenta un conjunto de explicaciones fundamentales sobre el control interno, teniendo como referencia los conceptos y modelos actuales.

Los elementos fundamentales que, con carácter general, se deben incluir en el informe de la dirección sobre control interno son los siguientes:

ü    Comité de auditoría: debe existir un comité de auditoría e indicarse su composición, las funciones asignadas, los derechos, deberes y demás aspectos que se regulan normalmente.

ü    Políticas de control interno: es preciso que existan políticas escritas y procedimientos de comunicación en relación a los objetivos de control interno, para que la dirección transmita éstos a todos los empleados.

ü    Relaciones internas: es necesario que existan mecanismos adecuados para conseguir un control interno eficaz, tales como son la segregación de funciones, la delegación de autoridad y la política de comunicación al personal.

ü    Políticas de Personal: debe existir información relativa a la selección y formación del personal, así como a la política de promoción y planes de carrera.

ü    Código de conducta: es el referente primordial sobre las pautas de comportamiento que han de seguirse en los temas fundamentales como: cumplimiento de las normas, incompatibilidades, confidencialidad, conflicto de intereses en los directivos...

ü    Programa de Auditoría Interna: en los informes debe hacerse referencia a los programas de auditoría interna, que garanticen una evaluación independiente de los sistemas de control, así como propuestas de procedimientos de mejora y seguimiento de las recomendaciones.

En las sociedades cotizadas se ha avanzado bastante y la información es muy completa, pues se presenta un informe anual de gobierno corporativo, que responde a los aspectos que definen las

buenas prácticas en esta materia y cuya estructura general responde al esquema que se presenta a continuación.

En la Administración Pública podría establecerse un modelo cuya estructura sería similar, aunque centrada en estos epígrafes:

a)             Estructura de la administración de la sociedad, que básicamente debería abordar las cuestiones relativas a:

ü Separación clara de los papeles de Presidente y Director Ejecutivo

ü Existencia de un Consejo con mayoría de personal no ejecutivo

ü Creación del Comité de Auditoría

ü Garantía de la independencia de los auditores

b)            Control de riesgos, con un enfoque idéntico al del sector privado, que permita la identificación y gestión de riesgos, con las herramientas adecuadas.

c)             Seguimiento de recomendaciones de gobierno corporativo, teniendo en consideración los aspectos que se exigen a las empresas, en especial en lo concerniente a información y Código de Ética.

Los principios de buen gobierno corporativo en el sector público implican fomentar cualidades personales de los gestores, así como el desarrollo de estrategias y políticas de actuación institucional.

ELEMENTOS DEL GOBIERNO CORPORATIVO EN EL SECTOR PÚBLICO CUALIDADES PERSONALES

ü    LIDERAZGO

ü    COMPROMISO

ü    INTEGRIDAD

ü    RESULTADO DE ESTRATEGIAS

ü    RESPONSABILIDAD

ü    TRANSPARENCIA

ü    INTEGRACIÓN

De acuerdo con las propuestas de los especialistas en la materia, los principios de buen gobierno corporativo en el sector públicodeben ser:

1.             Liderazgo, orientado al cumplimiento de los objetivos y al servicio de los distintos grupos de interés.

2.             Compromiso de todo el personal mediante una política de comunicación que sirva para una buena orientación de los participantes.

3.             Integridad en la administración de los fondos públicos, garantizada por las actuaciones basadas en la honestidad y en la objetividad.

4.             Responsabilidad con una apropiada rendición de cuentas, definiendo claramente quién es el responsable de cada actuación, por qué lo es, ante quién y cuándo.

5.             Transparencia, con un sistema de comunicación completo y seguro para otorgar confianza en la gestión a los diversos grupos de interés.

6.             Integración, con una visión holística de todos los elementos del gobierno corporativo.

LA EVALUACION DE RIESGOS EN EL INFORME DE  CONTROL INTERNO

La evaluación del riesgo consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían afectar a la consecución de los objetivos para determinar la forma en que los riesgos deben ser gestionados. Se necesitan mecanismos para identificar y hacer frente a los riesgos especiales asociados con el cambio, ante las modificaciones continuas del entorno.

La definición de los objetivos implica una evaluación de los riesgos que pueden afectar a su cumplimiento y mecanismos de control adecuados para su detección y actuaciones de respuesta, en el caso necesario. De este modo se origina un proceso dinámico que implica la mejora continua en la definición de objetivos y en la gestión de riesgos y mecanismos de control.

Los objetivos que hay que tener en cuenta en el análisis de riesgos se pueden agrupar en tres grandes categorías: objetivos operacionales, objetivos relacionados con la información financiera y objetivos

de cumplimiento.

Los objetivos relacionados con las operaciones son los que afectan a la consecución del objeto de la organización y han de tener en cuenta el entorno empresarial, industrial y económico en que se desenvuelve la entidad. La dirección debe asegurarse de que los objetivos están basados en la realidad y en las exigencias del mercado y que están expresados en términos que permitan que se evalúe adecuadamente el rendimiento.

En cuanto a los objetivos relacionados con información financiera hay que tener en cuenta que la presentación adecuada de esta información requiere: principios de contabilidad de aceptación general; estados financieros con información suficiente y de fácil comprensión e interpretación; información clasificada y resumida de forma razonable; estados financieros que reflejen las transacciones y los resultados de las operaciones de forma adecuada.

En relación a los objetivos de cumplimiento, las entidades deben desarrollar sus actividades teniendo en cuenta las leyes y normativas aplicables y estableciendo requisitos de comportamiento.

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

El Control Interno es global; sin embargo, sus elementos son identificables y se relacionan con los siguientes aspectos.

1. El ambiente de control

El ambiente institucional es uno de los elementos del control interno que, básicamente, tiene que ver con la imagen institucional y abarca la estructura del ente público, sus políticas, su planificación estratégica, el conjunto de operaciones, el personal, sus recursos y obligaciones, etcétera; sus componentes son los siguientes.

a. Filosofía de control interno

Se refiere al planteamiento concreto por parte de la administración, los valores éticos de sus servidores, los valores corporativos, políticas y estrategias para su desarrollo, implantación y actualización permanente.

b. Integridad y valores éticos

Se refiere a las políticas, criterios y que establecen los valores éticos institucionales que regulan la conducta de todo el personal de la organización.

c. Competencia del personal

Se refiere a los perfiles y requerimientos acerca de los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente sus tareas.

d. Filosofía administrativa y estilo de operación

Se refiere a los criterios técnicos y científicos que regularán el proceso de las operaciones, así como el estilo gerencial que debe imprimir el ejecutivo para cumplir con el proceso administrativo.

e. Estructura organizacional

La organización tiene que ver con una adecuada separación de funciones de carácter  incompatible. La estructura organizacional debe responder a las necesidades de poner en ejecución las funciones del ente público.

f. Funcionamiento de la alta dirección

Dependiendo del tipo de organización del ente, la definición del rol del cuerpo colegiado de más alto nivel (Junta de Directores, Comité de Auditoría, Comité de Finanzas, etcétera.), para que intervenga en las decisiones y conducción de las operaciones es fundamental, así como la creación de Comités que ejecuten y controlen áreas específicas, dentro del proceso administrativo y operacional.

g. Métodos para fijar funciones y autoridad

Las políticas y estrategias permitirán definir los métodos que faciliten la asignación de responsabilidades específicas y el establecimiento de la autoridad requerida para la ejecución de las actividades de cada servidor.

h. Métodos de control gerencial

La definición, fijación, respaldo y autoridad de las herramientas gerenciales, así como los medios de información gerencial, deben quedar claramente establecidos y conocidos por todos los niveles operacionales, de tal manera que se cumplan oportunamente.

i. Políticas y prácticas de administración de personal

Con base en las políticas y estrategias institucionales, la definición de los criterios técnicos que permitan seleccionar, contratar, evaluar, promocionar y sancionar al personal, es de fundamental importancia en el desarrollo de las operaciones y el grado de eficiencia con que éstas se ejecuten.

j. Influencias externas

Los mecanismos de información gerencial deben proveer de los datos necesarios sobre eventos producidos por los cambios que se relacionan con la legislación, crecimiento institucional, leyes gubernamentales, normas internacionales, etcétera, que afecten las operaciones y la práctica del ente público, y que deben ser incorporados a los sistemas integrados y procedimientos, para garantizar la actualización permanente.

2. Evaluación de riesgos

La evaluación de riesgos debe ser una responsabilidad ineludible para todos los niveles que están involucrados en el logro de objetivos y metas operacionales, para tal efecto es necesario establecer los siguientes aspectos:

a. Objetivos de control

Los objetivos de control interno, representan la orientación básica de todos los recursos y esfuerzos, y proporcionan una base sólida para un control interno efectivo.

b. Evaluación de riesgos

El establecimiento de un proceso de evaluación, mediante el cual se identifiquen, analicen y se manejen los distintos tipos de riesgos, forma parte de un buen ambiente y estructura de control interno.

c. Manejo de cambios

Esta actividad está enfocada a la identificación de los cambios que pueden influir en la efectividad de los controles internos, debido a que ciertos controles, diseñados bajo ciertas condiciones, pueden no funcionar favorablemente en otras.

3. Los sistemas integrados contables y de información

La integración de los sistemas tanto contables como de información es de mucha importancia en el control interno, debido a que integran información de otros subsistemas, y, a través de éstos, se pueden integrar, procesar, resumir, consolidar e informar de las operaciones tanto financieras como patrimoniales, así como para realizar evaluaciones específicas.  Los sistemas pueden estar integrados a la estructura organizacional, así como a las operaciones; sus componentes son los siguientes:

a. Políticas Contables

La definición de las políticas relacionadas con la contabilización de las operaciones es muy importante, por lo que se debe fijar con claridad, cuándo se reconocen y registran los ingresos y egresos, así como los compromisos del ente público, con relación a los presupuestos asignados, tomando como base los criterios desarrollados en el Sistema Integrado de Administración Financiera.

b. Aplicación de principios contables

El proceso de las operaciones debe contemplar los principios, normas de contabilidad, así como los procedimientos que los organismos rectores del SIAFSAG, han desarrollado para el sector público, y aquellos de origen internacional que sean aplicables a cada ente público.

c. Adecuación a las Leyes

El proceso de las operaciones debe estar enmarcado en la legislación general para el sector público y aquella que particularmente rige a la institución, además de aquellas que norman el Sistema Integrado de Administración Financiera.

d. Registros Contables

La existencia de registros contables para controlar e informar de la ejecución y resultado de las operaciones, debe responder a las necesidades de control e información dentro del contexto institucional.

e. Información periódica

La producción de información interna y externa debe ser oportuna y guardar relación con las necesidades de los diferentes niveles ejecutivos, su campo de acción y la autoridad asignada.

f. Comunicación

La producción de información no es suficiente si no se han diseñado los canales de comunicación tanto internos como externos. Estos canales deben informar de los aspectos relevantes a todos los niveles necesarios para apoyar la toma de decisiones oportunas y confiables.

g. Procedimientos de registro

Los pasos empleados para registrar y controlar las operaciones, en términos de salvaguarda física y uso adecuado de los recursos, deben constar por escrito en un Manual General de Contabilidad, y en particular, para cada ente público o actividad gubernamental.

4. Las actividades de control

Es otro elemento del control interno, que garantiza que las operaciones se controlen e informen con base en las necesidades generales y específicas que se desprenden del contexto del ente público y sus sistemas integrados de administración y finanzas, se relacionan con los siguientes aspectos:

a. Necesidad de controlar

Los datos que se produzcan en las diferentes etapas del proceso, deben documentar adecuadamente el ingreso o egreso de los recursos del Estado, creando un marco óptimo para la seguridad e integración de la información, a través de los sistemas integrados de administración y finanzas.

b. Necesidad de informar

Basada en las necesidades de los distintos sectores y niveles jerárquicos, ya que cada uno de ellos necesita información específica para la toma de decisiones en forma oportuna, por lo que los sistemas integrados de administración y finanzas, deben producir los informes necesarios para cumplir con una gestión administrativa oportuna y eficaz.

c. Sistemas integrados de información

Todos los sistemas que funcionan en un ente público, se encuentran integrados o entrelazados con las operaciones o con la estructura organizacional, y la tendencia es que, éstos, deben apoyar la implantación de estrategias y como medios efectivos para la realización de las actividades de los entes públicos.

d. Necesidad de integrar, descentralizar o desconcentrar

En la medida de las necesidades y realidades institucionales de cada ente público, se debe procurar que:

- Se integren actividades, información, funciones, procesos, etc.;

- Se descentralicen procesos, funciones, controles, autoridad, etc.; y,

- Se desconcentren actividades, informes, supervisión, control, especialmente la autoridad en las distintas actividades, para facilitar el flujo continuo de las operaciones.

e. Fijación de límites de actuación

Como soporte de la ejecución de las funciones y el ejercicio de la responsabilidad y autoridad asignadas a un funcionario, los procedimientos deben establecer con claridad cuáles son los límites en su aplicación, tanto al interior como al exterior del ente público.

f. Apoyo a la toma de decisiones

Todo esfuerzo de control e información, deben constituirse en un respaldo para el ejecutivo en las decisiones que éste tome, y en el proceso de rendición de cuentas establecido para todos los niveles.

g. Generar historia operacional

Los procesos de control interno deben permitir crear la historia operacional, a más de que la información pueda ser controlada y conservada en los archivos en la medida de las necesidades y con base en las leyes específicas.

Los criterios de conservación de la documentación, deben formar parte de las medidas de control interno.

5. Supervisión y seguimiento del ambiente y estructura de control

La gerencia debe realizar la supervisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte del ambiente y estructura de control interno, la evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles, insuficientes o necesarios, para promover el apoyo de la gerencia para su reforzamiento y actualización. Los siguientes son los elementos que forman parte de este segmento:

a. Actividades de supervisión

Las actividades cotidianas de supervisión permiten observar si, efectivamente, los objetivos de control se están cumpliendo y si los riesgos se están controlando adecuadamente, a través de la comparación de los resultados.

b. Evaluaciones independientes

Las evaluaciones pueden ser efectuadas por personal interno, por personal o instituciones externos, o por profesionales independientes especializados.

c. Informes de deficiencias

El proceso de información de las evaluaciones, debe ser dirigido a quienes manejan y tienen autoridad sobre las operaciones, para que tomen decisiones para mejorar las debilidades de control interno.