REDACCION DE HALLAZGOS

REDACCION DE HALLAZGOS

Entiendo  como “hallazgo de auditoría”,  aquellas  situaciones  que  revisten  importancia  relativa, para  la  actividad  u  operación  objeto  de  examen  del auditor,  que  requiere  ser  documentada  y debidamente  comprobada,  que    va  a  ser  de  utilidad  para  exponer  o  emitir  criterio,  en  el respectivo documento o informe de auditoría. Estos hallazgos deben ser  obtenidos mediante la aplicación sistemática y profesional de procedimientos de auditoría, de acuerdo con las mejores prácticas  y  estándares  de  trabajo  que  se  tengan  debidamente formalizados  y  establecidos  en  los manuales de trabajo de la auditoría internay en la aplicación de las normas que regulan el ejercicio de la profesión.

En el enfoque sistemático de la auditoría interna Gubernamental, la cual considero que no debe diferir  del  ámbito  privado,    el  término  hallazgo  se

emplea  en  un  sentido  crítico  y  se  refiere  a cualquier  situación  relevante  que  se  determine  mediante  procedimientos  de auditoría  sobre áreas  críticas  objeto  de  examen,  según  lo  ha  definido  y  contemplado  previamente  en  el respectivo alcance del plan de trabajo que

se elabora para el estudio.

En este proceso, a buen juicio y criterio profesional del auditor, se debe realizar un proceso de comparación entre “lo que debe ser” y “lo que es”.

El primer concepto, es de conformidad con las  normas,  leyes,  reglamentos  y  sanas prácticas  administrativas.  El segundo  es la  realidad  o condición que el auditor está determinando en la instancia o unidad que está evaluando.

El término hallazgo no abarca las conclusiones del auditor basadas en el análisis del significado e  importancia  de  los  hechos y  las  recomendaciones  y  disposiciones  resultantes,  es  decir,  un hallazgo es la base para una o más conclusiones, recomendaciones y disposiciones

a incluir en el informe del auditor; va a depender de la magnitud e importancia de este, que se deriven una o varias conclusiones, o en su defecto, que de un o más hallazgos, se deriven una conclusión.

En  esto  no  podemos  aplicar  una  regla,  dependerá,  del  sano  juicio  y  criterio  del  auditor  al redactar su informe.

En  el  proceso  de  auditoría, podrían  obtenerse hallazgos  positivos  desde  el  punto  de  vista  del control  interno  del  área  que  se  audite  o  negativos,  también,  cuando  se  determine  que no  se cuente  con  una  apropiada estructura  de  control  interno y  que  por  lo  tanto,  no  cumple  con  los objetivos que el ordenamiento señala.

Los siguientes constituyen los requisitos básicos de cualquier hallazgo de auditoría: Importancia relativa que amerite su desarrollo

Basado en hechos y evidencias documentadas en los papeles de trabajo.

Objetivo, no corresponde a un juicio de valor, es probable, demostrable ante terceros.

La  determinación  clara,  concisa  y  precisa  de  un “hallazgo de  auditoría”,  tiene  implícito las circunstancias y el juicio profesional del auditor, pero éste debe ser sobre todo objetivo para no inducir  a conclusiones erróneas,  por  lo  cual  debe  ser plenamente  justificado por  la  labor  de auditoría efectuada.

En  el  contexto  de  las normas  profesionales  para  el  ejercicio  de  la  auditoría  interna,  tanto nacionales  como  internaciones,  debemos  partir  del  hecho,  que en  el  equipo  de  auditoría, las personas  que  participan  están  en  capacidad técnica  para  desarrollar  hallazgos  en  forma objetiva  y  tener  un  punto  de  vista  realista,  objetivo,  profesional  y con  un criterio  experto  del sistema  de  control  interno  que evalúa,  para  ello  debe tener  en  cuenta factores  como  los siguientes:

1.    Las  condiciones  y  circunstancias  existentes  al  momento  en  que  ocurrió  el  hecho  o  se efectuó la transacción o hecho.

2.    La índole, complejidad y magnitud de las operaciones que se están evaluando

3.    La necesidad de someter el hallazgo potencial o un análisis honesto y crítico.

4.    La labor debe ser lo suficientemente completa para presentar una base sólida para las Conclusiones y recomendaciones

5.    Diferencias de opinión con respecto a los auditados.

6.    El ambiente de control en que se presenta, no verlos en forma aislada, sino integral de todo el proceso que se está auditando.

Es  fundamental,  que  en  el  adiestramiento  que  se  brinda  al  personal  que  inicia  en  auditoría  o aún al mismo personal, ya con experiencia, se le esté evaluando por los auditores supervisores o  coordinadores  de  procesos  dentro  de  las  auditorías,  la  capacidad  que  tiene  el  personal    de elaborar los “hallazgos  de  auditoría,  que  sean  de  utilidad  o  valor  público,  para    sustentar  un buen informe de auditoría.

Un apropiado ejercicio que recomiendo, es iniciar con  el método de casos, donde se presenten diferentes situaciones hipotéticas en el entorno de una entidad o empresa, paraque del análisis de este se desarrolle la  capacidad  de  crítica(constructiva) y  síntesis  que tiene el  auditor  para formular  debidamente  los  hallazgos,  de  tal  forma  que  estos  cumplan  con  la  matriz  de componentes, de Condición, Criterio, Causa y Efecto.

El suscrito, en particular ha desarrollado esta metodología en la oficina que dirijo, con algunos ejercicios desarrollados mediante talleres, con  diferentes  tipos  de  situaciones,  para  despertar  la  creatividad  del  auditor  al conocer  y evaluar diversas situaciones que se presentan. Un proyecto, el cual pienso canalizar con el IAI, es  extender este taller en una actividad que se incluya en el Plan de Desarrollo Profesional.

Si  estos  elementos,  no  son  bien desarrollados  por el  auditor,  aún  menos estará en  capacidad de   preparar   un   buen   informe   de   auditoría,   donde   tiene   que   extraer   conclusiones   y recomendaciones,  para  atender  determinadas  conductas o  situaciones,  que  la  Administración debe poner atención.

No está de menos, recordar, para los efectos de esta ponencia, que se entiende por

CONDICIÓN:  Situaciones actuales  encontradas.  Lo  que  es,  en  términos  del  hecho  irregular  o deficiencia determinada por el auditor interno.

CRITERIO: Medidas o normas aplicables, es decir lo que debe ser, según la norma o estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado,

CAUSA: Razones de desviación, encuanto a lo que se considera de por qué sucedió. En este punto hay que tener capacidad de diferenciar, la causa del efecto. Para definir este aspecto se requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor

EFECTO: Importancia relativa del asunto, señalando el impacto entre lo que es y lo que debe ser,  de  ser  posible  en  forma cuantitativa  o  cualitativa,  con  las  eventuales  consecuencias  que se derivan del incumplimiento de los objetivos de control interno.

En un posterior  artículo  sobre  este  tema, trataré  de abarcar otros  tópicos de  interés,  que a mi entender el auditor debe conocer y dominar, para que su trabajo en la redacción de hallazgos, no  sean  solo  papeles  o  formularios,  o  bien  ahora  con  los  sistemas,  hojas digitales, sino  que estos aporten un valor público, en la redacción del informe de auditoría.

Reitero que un buen informe no necesariamente debe contener solo hallazgos negativos pues podrían haber algunos con enfoque positivo; ello evidenciaría un trabajo integral del auditor, en un proceso investigativo analítico, profesional y crítico, que será de utilidad para la toma de decisiones del Jerarca o del máximo órgano colegiado, en el Sector Público.