PLANEACIÓN ESPECIFICA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Este grupo de normas tiene por objeto establecer los criterios técnicos generales que permitan una apropiada planificación de la auditoría en entidades sujetas a control, a fin de alcanzar los objetivos propuestos.

Para desarrollar una auditoría eficiente, es esencial que se haga una planeación del trabajo. El proceso de planeación deberá desarrollar la estrategia de auditoría y conducir a decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo de auditoría.

La planeación de auditoría es el proceso de identificar lo qué debe hacerse, por quién y cuándo. Aun cuando la planeación debe completarse antes de iniciar el trabajo de campo, el auditor debe estar preparado para modificar los planes originales si durante la aplicación de los procedimientos de auditoría se encuentra ante circunstancias no previstas o elementos no conocidos previamente. Las razones de los cambios significativos deben ser documentados.

1.       Planificación General: El Plan Anual de Auditoría Gubernamental, es el documento que contiene el conjunto de actividades de auditoría y el universo de entidades y/o áreas, según corresponda a examinar durante el periodo de un año y será elaborado en concordancia con las políticas y disposiciones establecidas por la Contraloría General de Cuentas

a.       La Contraloría General de Cuentas planificará sus actividades de auditoría a través de sus Planes Anuales, aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad, y evaluarán periódicamente la ejecución de sus planes.

b.      El citado Plan es de naturaleza reservada, siendo obligación del personal vinculado con las acciones de auditoría, mantener una absoluta reserva de  su contenido. Los planes Anuales de auditoría serán flexibles a fin de permitir cambios que previa autorización se consideren necesario efectuar de acuerdo a las circunstancias.

c.       La estructura del contenido de los planes, guardará armonía con los objetivos y lineamientos de Políticas Institucionales del Plan Nacional que apruebe la Contraloría General de Cuentas.

2.      Planificación específica: La planificación de una auditoría, implica desarrollar una estrategia general para su conducción, a fin de asegurar que el auditor tenga completo conocimiento y comprensión de las actividades, sistemas de control e información y disposiciones legales aplicables a la entidad; que le permitan evaluar el nivel de riesgo de auditoría, así como determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.

a.       El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planificado, a fin de asegurar la realización de una auditoría de alta calidad, y debe estar basado en el conocimiento de la actividad que se desarrolla en la entidad, así como en las disposiciones legales que la afecta.

b.      La planificación de la auditoría debe contener la evaluación de los resultados de la gestión de la entidad a examinar, en relación con los objetivos, metas y programas previstos.

c.       La planificación es un proceso que permite obtener rápidamente, la información sobre la organización, programas, actividades y funciones de la entidad, aunque sin someterla a una verificación detallada.

d.      La información que necesita el auditor para planificar la auditoría, varía de acuerdo con los objetivos de la misma y con la entidad sujeta a examen.

e.      En determinados casos, se puede realizar un estudio preliminar de la entidad antes de preparar el plan para ejecutar el trabajo de campo. El estudio preliminar, constituye un método de apoyo eficaz para seleccionar las áreas específicas donde se va a practicar la auditoría y para obtener información que habrá de utilizarse en la planificación.

f.        Al concluir la recolección y estudio de información, el auditor documentará su trabajo mediante:

                                                               i.      Descripción de las actividades de la entidad, resumidas en los papeles de trabajo, sustentadas con la documentación obtenida de la entidad, como flujogramas sobre los procedimientos de las áreas más significativas.

                                                             ii.      Emisión de un memorándum de Planificación, cuya estructura básica contendrá:

1.       Objetivos del Examen: Son los resultados que se espera alcanzar.

2.       Alcance del examen, grado de extensión de las labores de auditoría que incluye áreas, aspectos y períodos a examinar.

3.       Descripción de las actividades de la entidad.

4.       Normativa aplicable a la entidad, especialmente relacionadas con las áreas materia de evaluación.

5.       Informes a emitir y fecha de entrega.

6.       Identificación de áreas críticas definiendo el tipo de pruebas a aplicar. Se  efectúa en los casos de objetivos predeterminados.

7.       Puntos de atención: Situaciones importantes a tener en cuenta durante la conducción del examen, incluyendo denuncias que se hubieran recibido.

8.       Personal: Nombre y categoría de los auditores que conforman el equipo de  auditoría. Asimismo, las tareas asignadas a cada uno, de acuerdo a su  capacidad y experiencia.

9.       Funcionarios de la entidad a examinar.

10.   Presupuesto de tiempo por categorías, áreas y visitas.

11.   Participación de otros profesionales y/o especialistas, de acuerdo a las  áreas materia de evaluación.

12.   Aspectos denunciados, referidos a hechos de importancia relacionados con  la entidad a examinar.

                                                            iii.      Programas de Auditoría: Los programas de auditoría comprenden una relación ordenada de procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditoría, que permitan obtener la evidencia competente y suficiente para alcanzar el logro de los objetivos establecidos.

1.       Para cada auditoría gubernamental, deben prepararse programas específicos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos detallados y oportunidad de su aplicación, así como el  personal encargado de su desarrollo.

2.       Se desarrollan a partir del conocimiento de la entidad y sus sistemas. El auditor se apoya en este conocimiento para establecer la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.

3.       Su flexibilidad debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes que, a juicio del auditor encargado y supervisor, se consideren pertinentes durante el curso de la auditoria.

4.       Los programas de auditoría guían la acción del auditor y sirven como elemento para el control de la labor realizada. Deben también permitir la evaluación del avance del examen y la correcta aplicación de los procedimientos, vigilando que la consecución de los resultados esté de acuerdo con los objetivos propuestos.

5.       El programa de auditoría debe ser lo suficientemente detallado de manera que sirva de guía y como medio para controlar la adecuada ejecución del trabajo.

6.       La responsabilidad de la elaboración de los respectivos programas corresponde al auditor encargado y supervisor.

                                                           iv.      ARCHIVO PERMANENTE. El archivo permanente es el legajo que debe, en esencia, contener los aspectos legales relacionados, y la estructura orgánica con sus políticas administrativas y financieras.

1.       Para cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente.

2.       El archivo permanente esta conformado por un conjunto orgánico de documentos que contienen copias y/o extractos de información de interés, de utilización continua o necesaria para futuros exámenes, básicamente relacionada con:

a.       Ley orgánica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento. 

b.      Organigrama aprobado.

c.       Reglamento de organización y funciones aprobado.

d.      Manual de organización y funciones aprobado.

e.      Flujogramas de las principales actividades de la entidad

f.        Plan operativo institucional.

g.       Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones.

h.      Estados Financieros.

i.         Informes de auditoría.

j.        Denuncias.

k.       Plan Anual de Control, incluyendo reprogramaciones.

l.         Informes de evaluación del Plan Anual.

m.    Resumen de las decisiones más importantes adoptadas por a alta dirección.

n.      Resoluciones y Acuerdos emitidos por la entidad.

o.      Convenios y contratos trascendentes.

p.      Se actualizará periódicamente a fin de permitir su fácil acceso, especialmente en la fase de la planificación de las auditorías.

q.      La responsabilidad de organizar el archivo permanente corresponde:

                                                                                                                                       i.      A la Jefatura de la Auditoría Gubernamental.

                                                                                                                                     ii.      A las Jefaturas de Auditoría Interna de las entidades, sujetas a fiscalización.

r.        Limitaciones al alcance: El cumplimiento de esta norma no es aplicable a las firmas de Auditoría Externa, por cuanto éstas realizarán las auditorías que previamente se convengan con la Contraloría General de Cuentas; y en tal sentido, su compromiso se limitará a mantener el archivo correspondiente a las auditorías que hayan realizado en armonía con la normativa vigente.